議事録「令和3年度定時総会」

1.開催日時  令和4年11月27日(日)午後12時

1.開催場所  東部フレンドホール 集会室4

1.参加者   運営会員  21名 出席した運営会員数17名 (委任状7名を含む)

1.議長、議事録署名人選定等
   理事長挨拶    菅原理事長
   司会       石井事務局長
   議長選任     司会一任の声がかかり、堀副理事長が選任された
   定数確認     事務局長報告:定款所定数を満たし、有効に成立
   議事録署名人選任 互選/推薦により相良理事、石井事務局長が選任された

1.定時総会議事の経過の概要及び決議の結果

  第1号議案 活動報告
   令和3年11月1日~令和4年10月31日の活動実績につき事務局長より報告があり、
   承認された

  第2号議案 決算報告
   令和3年11月1日~令和4年10月31日の賃借対照表、活動計算書、財産目録につき会計
   より報告があり、また会計監査より適正と報告がなされ、下記質疑を経て承認された

  第3号議案 活動計画
   令和4年11月1日~令和5年10月31日の活動計画につき事務局長より報告があり、下記質疑
   を経て承認された

  第4号議案 次年度予算
   令和4年11月1日~令和5年10月31日までの予算につき会計より報告があり、下記質疑を
   経て承認された

1.質疑応答
 <決算>
  質問:資産に関し、事業収入未収金期首残高210,000円に対し、期末残高0円がある理由。
  回答:10月実施事業は11月収入となるため未収金計上してきたが、今年度は事業が
     なかった。

  質問:被災地視察時における「レンタカー代」は今後もNPO負担でよいか。
  回答:理事会で令和3年度からはNPOで費用を負担することとした。来年度以降も踏襲する。

 <活動計画>
  質問:いくつかの活動計画が抜けているのではないか。
  回答:3号議案に掲載していない(時期、内容が決まっていない)以下のイベントについて
     は、今後、内容・時期の輪郭が判明都度、会員に連絡する。
      1)11月26日に鶴岡市から提案があったzoomでの交流
      2) 11月26日に鶴岡市から提案があった鶴岡への訪問交流
      3)つくば防災科学研修所への訪問研修
      4)NHK記者、仙台フリーアナウンサー等との意見交換
      5)十代の挑戦
     なお、上記以外にも防災減災に関するイベントがあれば適宜NPO(事務局長、理事会)
     にご報告、ご提案頂きたい。

  質問:NPOの活動方針はコロナ渦でも変更はないか。
  回答:NPOの活動は主に「平常時の減災の浸透・普及活動」であり、首都圏災害時は会員各自
     がそれぞれの「本分(自治体、学校、病院、会社、地域等)」における役割を果たす
     行動をする。これは会発足当時(前身の防災士会江戸川区支部)から変わっていない。

<予算>
  質問:収入に関し、危機管理部からの町会地区防災計画作成の収入は1町会最大150,000円
     であるため、現行記載11回220,000円は訂正が必要ではないか。
  回答:補足資料について適切に修正する。

  質問:年度会計(予算)に計上していない、臨時支出はどのような考えか。
  回答:理事間相互で臨機応変に確認をとる。
     (例:イベント開催時の急な支出:サランラップ、飲料等)

  質問:今回の年度会計(予算)には定例実施事項の予算が計上されたと考えてよいか。
  回答:鶴岡・浪江などへの臨時の視察・交流、ユニフォーム等、NPOとしての「年次」で実施
     するもの以外の臨時支出については都度、理事会で決定するものとする。
     またNPOとしての適正な保持金額は「年度の活動費の+1年分程度」と思科する。

  以上をもって定時総会の議案全部の審議を終了したので、議長は閉会を宣言し
  午後14時00分散会した。

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